Chức năng, nhiệm vụ:

Chức năng:

Tham mưu cho Hiệu trưởng về:

- Công tác xây dựng đề án, kế hoạch thực hiện công tác cán bộ, tổ chức bộ máy, quản lý Nhà trường theo đúng chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước, phù hợp với các quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ Giáo dục và Đào tạo và của Nhà trường;

- Tổ chức thực hiện, giám sát và quản lý hành chính các hoạt động của các đơn vị trong Trường, trao đổi thông tin giữa các khoa, phòng ban chức năng và các đơn vị trực thuộc Trường; đảm bảo thông tin giữa Trường với các cơ quan, đơn vị ngoài trường; công tác hành chính - tổng hợp; văn thư - lưu trữ; thực hiện chế độ, chính sách đối với công chức – viên chức; công tác bảo vệ chính trị nội bộ, an ninh trật tự; lễ tân.

Nhiệm vụ:

- Nghiên cứu tư vấn xây dựng, phát triển và sắp xếp tổ chức bộ máy hoạt động trong trường.

- Nghiên cứu, đề xuất việc bổ nhiệm, bãi nhiệm cán bộ lãnh đạo các đơn vị thuộc trường,

- Nghiên cứu và phối hợp với các đơn vị chức năng xây dựng, điều chỉnh, bổ sung và ban hành các nội qui, qui chế làm việc trong trường phù hợp với yêu cầu phát triển.

- Giúp Hiệu trưởng giám sát, theo dõi việc tổ chức và thực hiện công tác quản lý hành chính trong mọi hoạt động của Nhà trường.

- Quản lý và cập nhật hồ sơ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức: các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tai nạn con người;

- Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ.

- Tổng hợp chương trình công tác; lập các biểu và báo cáo thống kê; ghi chép các cuộc họp của Ban Giám hiệu, họp giao ban;

- Quản lý, sử dụng con dấu và các công văn giấy tờ của Trường theo đúng quy định của Nhà nước.

- Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng pháp lệnh về công tác lưu trữ. Kiểm tra, hướng dẫn thủ tục hành chính về các văn bản của các đơn vị, cá nhân trước khi trình Hiệu trưởng ký. Sao y các văn bản hành chính do Trường ban hành và văn bản của cấp trên có liên quan đến Trường theo quy định của Nhà nước

- Cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu cho công chức, viên chức; ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác tại Trường;

- Điều phối sử dụng phòng workshop phục vụ các cuộc họp của BGH và các đơn vị có nhu cầu. Phục vụ nước uống và vệ sinh phòng họp Ban Giám hiệu, phòng làm việc của Ban Giám hiệu. Phối hợp phục vụ nước uống các phòng họp khác.

- Quản lý và điều phối sử dụng ô tô phục vụ công tác của Ban Giám hiệu và các đơn vị có nhu cầu.

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án giữ gìn trật tự an ninh. Đầu mối phối hợp với các đơn vị, công an, chính quyền địa phương trong các hoạt động gìn giữ trật tự, an toàn trong khuôn viên nhà trường.

- Chủ trì và phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức hội nghị đại biểu cán bộ, công chức hàng năm và các đại hội, hội nghị của trường,…Tổ chức lễ tân và phục vụ việc tiếp khách đến làm việc với Trường; các hoạt động khánh tiết của Trường trong các ngày lễ, Tết.

- Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho lãnh đạo cấp trường đi công tác.

3. Mục tiêu hoạt động

- Đảm bảo 100% CBVC trong Phòng hiểu biết về Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng của Trường; Mục tiêu chất lượng của Phòng và áp dụng đầy đủ QMS ISO 9001:2008 tại đơn vị.

- Thực hiện đầy đủ và kịp thời các chế độ chính sách BHXH, BHYT,.. đảm bảo quyền lợi về bảo hiểm tai nạn cho cán bộ, giảng viên của trường.

- Đảm bảo hoạt động văn thư hành chính đúng quy định, phục vụ kịp thời các yêu cầu, nhiệm vụ chung của trường và tổ chức hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ cho cán bộ văn phòng của các đơn vị.

- Triển khai Quy chế Dân chủ cơ sở đến toàn thể CC-VC của Trường.

- Xây dựng và đưa vào sử dụng phần mềm quản lý văn bản

- Đảm bảo an ninh, trật tự các cơ sở của trường trong phạm vi được phân công đảm trách.